ドタキャン

仕事柄、メールの相手はカナダ国内と日本の両方にいる。
案件がそれぞれ個別宛てのものであれば問題はないのだが、
双方に関連する内容の場合、メールを送る順番にいつも気を使う。
これは私が少し心配性であることも影響している。
特にスケジュール調整に関しては、“ドタキャン” が怖い。

もともと相手のスケジュールは確保済みとはいえ、
期日以外の詳細が整うまで時間がかかる。
そのため詳細が出たらアップデートのお知らせを流し、
前日にはリマインダーを送るという数回に渡っての
“探り＝ちゃんと覚えてる？” が重要になってくる。
しかしそれをしていても、稀にドタキャンが発生する。

昨日は、日本側から詳細の変更連絡が入った。
こちらのデータをアップデートし、
カナダ国内の担当者にも伝達する。
単純な作業だ。数分で終わる。
日本側からは補足で、この変更によって
他に影響が出ないかと念のための質問もされていたのだが
影響は出ない。(出ようがない）
すぐに、「詳細のアップデート完了+影響なし」と返信した。
同時に担当者にも詳細のアップデートを連絡する。

ところが、30分ほどしてカナダの担当者から電話が入る。
「あの… すみません。この日都合がつかなくなりまして…」

・・・

もう日本側に「影響でません！」と言い切ったメールを
飛ばしてるんですけど。
時差があるので、厳密にはメールはまだ開封されていないが、
先ほど送ったメールを訂正するメールを送り、
更に担当者を再手配し直し、
再手配が完了したら、
またアップデートのメールを送らなければならない。
同日にメールを連打すると
大事な内容が埋もれてしまうという危険もある。

こういう時、いつも迷うのだ。
普通はすぐに返事をするというのが基本だ。
ただ時差があることを利用して、とりあえず下書きでとどめておき、
１日の終わりに送信ボタンを押すという方法を取ることが多い。
その間に、”万が一” が発生しないかの念押しをしをするのだ。
しかし、仕事の効率という点ではいただけない。
作業を途中で残しておくのは、
気分的にもスッキリしない状態が１日続くことになる。
しまいには、最後の”送信”を忘れてしまうことさえ発生する。

昨日は、そんな迷いを断ち切るように仕事の効率を取った。
メールの仕事をさっさと終わらせ、他の作業を進めたかったからだ。
そんな時に限って面倒が起きる。
電話を取った時に、まさに感じたのは、
“Ｉhad a feeling!” (そんな気がした…）だった。
ドタキャンが起こるのは、
ドタキャンが出て欲しくない時が多いというのも不思議な法則だ。

確かにどうしても仕方がないドタキャンもあるだろう。
しかし、人に迷惑をかけるということを
肝に銘じておかなければならない。